1.

Regulamin określa zasady korzystania z funkcji Aplikacji służących do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), o którym mowa w ustawie o podatku od towarów i usług („Usługa KSeF”).

2.

Regulamin dotyczy Użytkowników, którzy zawarli umowę o korzystanie z Aplikacji przed opublikowaniem Regulaminu Aplikacji w brzmieniu z 10 listopada 2026 r. („Regulamin główny”).

3.

Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie głównym. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin główny. W sprawach dotyczących Usługi KSeF postanowienia niniejszego Regulaminu mają pierwszeństwo.

4.

Korzystanie z Usługi KSeF jest dobrowolne. Umowa o Usługę KSeF zostaje zawarta z chwilą akceptacji niniejszego Regulaminu w Aplikacji. Aplikacja zapisuje identyfikator Użytkownika, datę i godzinę akceptacji oraz wersję zaakceptowanego Regulaminu.

5.

Regulamin obowiązuje do 25 listopada 2026 r. Od 26 listopada 2026 r. zasady korzystania z Usługi KSeF określa rozdział IIIa Regulaminu głównego, o ile Regulamin główny w brzmieniu z 10 listopada 2026 r. stał się dla Użytkownika wiążący. Z tym dniem umowa o Usługę KSeF wygasa, a Usługa KSeF jest świadczona dalej na podstawie Regulaminu głównego, bez konieczności ponownej akceptacji. Ustawienia Użytkownika, w tym zapamiętany token, pozostają zachowane, chyba że Użytkownik postanowi inaczej albo ich usunięcie jest uzasadnione na zasadach określonych w Regulaminie głównym. Jeżeli wcześniej umowa o korzystanie z Aplikacji ulegnie rozwiązaniu, umowa o Usługę KSeF wygasa razem z nią.

1.

Usługa KSeF umożliwia Użytkownikowi:

2.

Faktura jest przesyłana do KSeF wyłącznie na wyraźne polecenie Użytkownika, wydane przyciskiem wysyłki. Po zleceniu wysyłki Aplikacja może bez ponownego polecenia sprawdzać status przetwarzania tej faktury w KSeF oraz pobierać jej numer KSeF i UPO. Pobieranie z KSeF innych faktur wystawionych lub otrzymanych przez Użytkownika wymaga uprzedniego włączenia odpowiedniej funkcji przez Użytkownika, jeżeli Aplikacja ją udostępnia; Użytkownik może ją w każdej chwili wyłączyć. Czynności, o których mowa w zdaniu drugim i trzecim, Aplikacja wykonuje wyłącznie w trakcie sesji Aplikacji, w której Użytkownik podał token albo hasło do tokena; poza sesją Użytkownika Aplikacja nie wykonuje w KSeF żadnych czynności.

3.

Usługa KSeF jest dostępna dla Użytkowników, którzy podali numer NIP w danych profilu. Zakres Usługi KSeF, w tym rodzaje obsługiwanych faktur i jej dostępność w zależności od statusu Użytkownika w podatku VAT, wynika z funkcji udostępnionych w Aplikacji.

1.

Do korzystania z Usługi KSeF Użytkownik używa własnego tokena KSeF. Generuje go samodzielnie w narzędziach udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (np. w Aplikacji Podatnika KSeF) i nadaje mu uprawnienia. Zalecamy nadanie tokenowi wyłącznie uprawnień niezbędnych do czynności wykonywanych w Aplikacji.

2.

Jeżeli Użytkownik nie włączył zapamiętania tokena (§ 4), Usługodawca nie zapisuje tokena na swoich serwerach ani w trwałej pamięci urządzenia Użytkownika. Token jest używany w bieżącej sesji Aplikacji. Do serwera Aplikacji jest przekazywany wyłącznie w celu wykonania czynności w KSeF zleconej przez Użytkownika albo czynności, o których mowa w § 2 ust. 2 zdanie drugie i trzecie. Po zakończeniu sesji Aplikacja może poprosić o ponowne podanie tokena.

3.

Użytkownik odpowiada za zachowanie tokena w tajemnicy i za zakres nadanych mu uprawnień. W razie podejrzenia, że token poznała osoba nieuprawniona, Użytkownik niezwłocznie unieważnia go w narzędziach Ministerstwa Finansów.

1.

Jeżeli Aplikacja udostępnia taką funkcję, Użytkownik może zlecić zapamiętanie tokena, aby nie wpisywać go przy każdej sesji. Funkcja jest domyślnie wyłączona. Jej włączenie wymaga odrębnego, wyraźnego działania Użytkownika w Aplikacji oraz ustalenia hasła do tokena.

2.

Hasło do tokena musi spełniać wymagania określone w Aplikacji, nie słabsze niż: co najmniej 8 znaków, w tym wielka litera, mała litera i znak specjalny.

3.

Zapamiętany token jest przechowywany wyłącznie w postaci zaszyfrowanej. Klucz szyfrujący jest wyprowadzany z hasła do tokena, z możliwością zastosowania dodatkowych zabezpieczeń po stronie Usługodawcy. Usługodawca nie zna hasła do tokena, nie przechowuje go, nie może go odzyskać i bez niego nie może odszyfrować tokena. Token jest odszyfrowywany wyłącznie na czas wykonania czynności w KSeF zleconej przez Użytkownika albo czynności, o których mowa w § 2 ust. 2 zdanie drugie i trzecie.

4.

Hasło do tokena zastępuje wpisanie tokena. Osoba, która zna hasło do tokena i ma dostęp do konta Użytkownika, może wykonywać w KSeF wszystkie czynności, na które pozwalają uprawnienia tokena, w tym wysyłać faktury w imieniu Użytkownika.

5.

Użytkownik zobowiązuje się:

6.

Zapamiętanie tokena jest udogodnieniem. Podawanie tokena przy każdej sesji, bez jego zapamiętywania, ogranicza ryzyko związane z jego długotrwałym przechowywaniem. Włączając zapamiętanie, Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że bezpieczeństwo dostępu do KSeF w jego imieniu zależy w istotnej mierze od poufności hasła do tokena oraz od zabezpieczenia jego urządzeń i konta.

7.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki nieuprawnionego wykorzystania zapamiętanego tokena, jeżeli nastąpiło ono wyłącznie wskutek ujawnienia przez Użytkownika hasła do tokena, udostępnienia dostępu do konta lub innego zawinionego naruszenia przez Użytkownika obowiązków określonych w ust. 5, a Usługodawca dochował wymaganej prawem staranności w zakresie zabezpieczenia Aplikacji i zapamiętanego tokena. Postanowienie nie ogranicza odpowiedzialności Usługodawcy za okoliczności, za które odpowiada on na podstawie przepisów prawa.

8.

Użytkownik może w każdej chwili usunąć zapamiętany token lub zmienić hasło do tokena. Usunięcie tokena z Aplikacji nie unieważnia go w KSeF. Unieważnienia Użytkownik dokonuje samodzielnie w narzędziach Ministerstwa Finansów.

9.

Usługodawca nie może odzyskać zapomnianego hasła do tokena. W takim przypadku należy usunąć zapamiętany token i podać token ponownie albo wygenerować nowy. Po określonej liczbie nieudanych prób podania hasła do tokena Aplikacja może czasowo zablokować jego użycie albo usunąć zapamiętany token.

10.

Zapamiętany token jest usuwany z chwilą wyłączenia funkcji przez Użytkownika lub usunięcia jego konta, z zastrzeżeniem okresu usuwania danych z kopii zapasowych wskazanego w Polityce prywatności.

11.

Usługodawca może usunąć zapamiętany token bez zgody Użytkownika: a) jeżeli przez 3 miesiące Użytkownik nie wykonał w Aplikacji żadnej czynności w KSeF z jego użyciem – po uprzednim poinformowaniu Użytkownika na adres e-mail przypisany do konta, co najmniej 7 dni przed usunięciem; b) w razie stwierdzenia lub uzasadnionego podejrzenia zagrożenia albo naruszenia bezpieczeństwa Aplikacji, konta Użytkownika lub zapamiętanego tokena – niezwłocznie, z poinformowaniem Użytkownika po usunięciu; c) jeżeli jest to konieczne ze względu na zmianę mechanizmu szyfrowania lub wymagań technicznych KSeF – po uprzednim poinformowaniu Użytkownika, o ile jest to możliwe. Usunięcie zapamiętanego tokena nie unieważnia go w KSeF i nie wpływa na faktury ani inne dane na koncie Użytkownika. Użytkownik może ponownie podać token i włączyć jego zapamiętanie. W przypadku, o którym mowa w lit. b, Usługodawca informuje Użytkownika o potrzebie rozważenia unieważnienia tokena w narzędziach Ministerstwa Finansów, a jeżeli istnieją przesłanki, że token lub hasło do tokena zostały ujawnione – zaleca jego unieważnienie.

1.

Datę wystawienia faktury oraz chwilę uznania jej za wystawioną i otrzymaną określają przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, z uwzględnieniem trybów, w których fakturę wystawia się poza KSeF i przesyła do niego później.

2.

Faktury, której KSeF nadał numer, nie można w KSeF usunąć ani zmienić. Błędy poprawia się fakturą korygującą.

3.

Użytkownik odpowiada za prawidłowość i kompletność danych wprowadzonych do Aplikacji, wybór momentu i trybu przesłania faktury do KSeF oraz ustalenie, czy i od kiedy ciąży na nim obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Postanowienie nie wyłącza odpowiedzialności Usługodawcy za nieprawidłowości wynikające z działania Aplikacji, za które Usługodawca odpowiada na podstawie przepisów prawa.

4.

Aplikacja przechowuje plik XML faktury, numer KSeF i UPO razem z pozostałymi danymi faktury na koncie Użytkownika. Wizualizację faktury (PDF) Aplikacja tworzy na podstawie pliku XML. W razie rozbieżności rozstrzyga treść pliku XML przyjętego przez KSeF.

1.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:

2.

W razie niedostępności KSeF Użytkownik może ponowić wysyłkę albo we własnym zakresie skorzystać z trybów przewidzianych przepisami (np. trybu offline).

3.

Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności Usługodawcy w zakresie, w jakim wyłączenie lub ograniczenie byłoby niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności wobec konsumentów i osób fizycznych, o których mowa w art. 385⁵ Kodeksu cywilnego.

1.

Zasady przetwarzania danych osobowych w związku z Usługą KSeF opisuje Polityka prywatności. Od chwili akceptacji niniejszego Regulaminu do danych osobowych powierzonych Usługodawcy przez Użytkownika stosuje się rozdział IIIb Regulaminu głównego w brzmieniu z 10 listopada 2026 r. (powierzenie przetwarzania danych osobowych).

2.

Reklamacje dotyczące Usługi KSeF składa się i rozpatruje zgodnie z Regulaminem głównym.

3.

Regulamin jest dostępny pod adresem https://pantax.pl/regulamin-ksef w sposób umożliwiający jego pobranie, zapisanie i wydrukowanie.